Nous nous sommes tous déjà retrouvés à un événement où l’on avait l’impression de déjà-vu. Un lieu fait et refait, musique pas adaptée, un traiteur bon mais sans originalité, une photo box à droite, un ami photographe à gauche…bref un événement où finalement la valeur ajoutée sera ses participants ! Heureusement un événement n’est pas obligatoirement interactif grâce au digital.
Nous avons organisé ou vécu ce type de moment où l’on s’est dit « c’était chouette mais j’aimerais que la prochaine fois, mes convives me disent « c’était vraiment génial ! » » Pour ça, rien de plus simple que de s’orienter vers des outils digitaux et interactifs qui dynamiseront votre événement. Mais attention à ne pas trop complexifier non plus l’accès aux animations digitales lors de votre événement, car trop digitaliser n’est pas non plus la solution !
Nous avons différentes solutions à vous proposer, ici nous reprenons les outils pour faire un événement original, interactif et digital. Qu’il soit à destination du grand public ou de vos clients et prospects ces solutions fonctionnent !
Digitaliser l'invitation et la gestion des invités
Plus personne n’utilise de relance téléphonique avec un fichier excel pour savoir si ses convives seront bel et bien présents. Il existe aujourd’hui une tonne d’outils payants et non payants. Ils vous permettent d’automatiser et de créer des tickets pour gérer l’invitation à votre Event. Premier outil et logiquement leader international du secteur, Eventbrite est une solution gratuite pour les événements gratuits, digital et interactif ! Ticketing et gestion/lecture via votre smartphone, application de gestion pour l’organisateur, récolte de données, envoi et gestion des invitations, etc… Vous trouverez l’ensemble des possibles sur Eventbrite directement. Si votre événement est payant, le système online ne demande pas de forfait mais simplement un % en fonction des options.
Contrairement à son prédécesseur, Rsvpify n’existe qu’en anglais, et fournit le même type de solutions digitales. Cependant ici on est plus sur un système de forfaits en fonction de la taille de votre ou vos événements. Pour les événements de moins de 100 personnes, même payants, la plateforme est complètement gratuite.
Digitaliser votre photographe
Deux choix s’offrent à vous, ou vous transformez vos convives en photographes ou vous employez un photographe connecté. Dans un premier temps, pensez que vos invités disposent tous d’un smartphone et d’une connexion wifi ou internet 4G. Pour ça, Strukla est une solution très dynamique et fun! Elle permet à toutes les personnes présentes à votre événement d’imprimer directement leurs photos prises avec leur smartphone. Évidemment vous pouvez y ajouter un frame ou layout à l’image de votre événement. Sinon, vous pouvez chercher un photographe pro qui travaille avec un appareil connecté à son smartphone (câble, bluetooth, wifi) sur Utopix. Ainsi vous trouverez sur ce site un très grand nombre de photographes et vidéastes en Belgique. Vous pourrez sélectionner celui qui pourra offrir les photos en direct à vos convives via une lecture QR code ou un lien vers la plateforme de stockage online du photographe : effet waouh assuré !
Digitaliser votre animation
Dans les animations digitales il y a de plus en plus de possibilités en fonction des budgets. Pour cela, nous avons sélectionné le digital signage qui est une solution simple et terriblement efficace. Qu’est-ce que le digital signage d’abord ? L’affichage dynamique (digital signage) est un outil de communication et de marketing. Il permet de diffuser des informations et interactions, sous forme de contenus multimédias à travers un écran tactile.
De base vous ne paierez que la location de l’écran tactile comme chez 2advice où vous trouverez tout type d’écrans. Ils vous permettront de proposer un quizz ou des jeux liés à la thématique de votre événement. Vous pouvez aussi faire développer un jeu ou un quizz sur mesure avec récupération d’informations par I-Logics. L’avantage c’est que ce type d’écran attire l’œil et la curiosité de vos participants. Vous pouvez ainsi créer une véritable interaction avec eux vous permettant d’ajouter du fun mais aussi de récupérer des informations précieuses. Vous pouvez aussi développer un jeu qui entraîne des actions après l’événement. Cela vous permet ainsi de faire perdurer l’événement au-delà du temps prévu.
Développez un hashtag
Aujourd’hui tout le monde dispose d’un compte sur les réseaux sociaux. Poster des photos d’événements originaux fait partie de notre quotidien. Développer un Hashtag vous permettra de rassembler les plus jolies photos faites par vos invités. Mettez-le en avant à travers votre communication et sur le lieu de l’événement pour pousser vos convives à jouer le jeu. Vous pouvez même mettre un incentive (un cadeau) en place. Chercher un partenaire, pour celui qui a le plus de « Like », ce qui offrira plus de visibilité à votre événement. Mettez en avant ces contenus via un écran sur lequel on retrouverait l’ensemble de ses photos et vidéos. Il existe un grand nombre de solutions gratuites pour mettre en avant les contenus de vos invités. The WallRus qui a une solution Instagram et Twitter gratuite vous aide à développer votre événement digital et interactif.
Utilisez une application
Le succès d’un événement tient souvent à son organisation et aux possibilités qu’il offre à ses participants. Ces derniers recherchent principalement deux choses :
- à trouver des informations/contenus concernant des sujets spécifiques et divers
- à établir des contacts.
Dans les deux cas, proposer aux visiteurs un accès à une application gratuite dédiée à votre événement est une excellente manière d’optimiser son déroulement et de simplifier l’accès à leurs besoins. Pour ça Eventool, une application en français grâce à laquelle vous pouvez faire connaître toutes les informations et contenus liés à l’event, permettre de réaliser du networking avec d’autres assistants et participer de façon active via du vote ou autres interactions. Nous espérons qu’à travers ses 5 conseils vous entrerez avec nous dans l’air de l’événementiel digital et interactif ! En attendant si vous avez des questions sur nos solutions d’affichages dynamiques n’hésitez pas à nous contacter : info@2advice.be
